Wydatki w firmie. W jaki sposób nad nimi zapanować?

Chcesz stworzyć dobrze prosperującą firmę bez dokładnej analizy wydatków i dochodów? To niemożliwe. Nad finansami firmy trzeba panować, a my dziś podpowiadamy w jaki sposób to robić. Gotowy?

Postaw na skrupulatność

Wbrew pozorom, zbiór danych na temat wydatków ich analiza nie należy do zadań najtrudniejszych – większość z nich bowiem magazynuje księgowa. Inaczej sprawa ma się jednak w przypadku, w którym interesują Cię również wydatki niezaliczone w koszty i przychody niezobrazowane fakturami. W tej sytuacji przyda się elektroniczne archiwum i raporty tworzone choćby za pomocą Excela.

Elektroniczne archiwum. Nie tylko do dokumentów księgowych

Największą zaletą elektronicznego archiwum jest to, że możesz zawrzeć w nim nie tylko dokumenty zatwierdzone przez księgową, ale w zasadzie wszystkie, jakie tylko chcesz. Nawet te, które pod kątem rachunkowości są dla firmy nieważne, jak na przykład koszty reprezentacyjne. Aby jednak prowadzenie elektronicznego archiwum miało sens, musisz wziąć pod uwagę kilka zasad i co najważniejsze kierować się nimi.

• nie twórz zbyt dużo grup wydatków – to utrudni efektywną analizę,
• nie twórz zbyt mało grup wydatków – to uniemożliwi Ci jakąkolwiek analizę,
• korzystaj z dokładnej terminologii – w ten sposób unikniesz pomyłek.

Kategoriom księgowym dodaj krótkie opisy

W kontrolowaniu wydatków najważniejsza jest dokładność i skrupulatność. Aby prowadzenie archiwum było jeszcze bardziej efektywne, w kategoriach księgowych umieść także krótkie opisy, które pozwolą Ci na doprecyzowanie każdego typu wydatków. Podziel je na:

• koszty zaliczane i niezaliczane,
• wydatki regularne i te, które pojawiają się jednorazowo,
• główne grupy wydatków.

Twórz osobne projekty

W tworzeniu kategorii też nie można przesadzać. Chaos w kontrolowaniu wydatków firmy na pewno Ci nie pomoże, dlatego jeśli widzisz, że dany schemat obfituje w zbyt dużą ilość zagadnień – zapisz go, odstaw i rozpocznij kolejny.

Korzystaj z dodatkowych aplikacji

Jeśli o dokumenty księgowe i faktury chodzi – tutaj przydadzą się programy do fakturowania, które znajdziesz m.in. na mega-tech.com.pl. Do tworzenia obszernych schematów i tabel wykorzystaj Excela, do dodawania poszczególnych i czytelnych kategorii SaldeoSMART, a wszystkie dane, których nie wykorzystasz w tym przypadku magazynuj na Dropboxie.